Das Problem mit der Zeit

Wie man sich die Zeit richtig einteilt und Tasks priorisiert, beschäftigt uns seit Anbeginn der Zeit. Die Eisenhower-Matrix ist ein bekanntes Modell, das Abhilfe schaffen soll. Gemäss diesem Modell erstellt man eine Matrix mit zwei Achsen: «Wichtigkeit» und «Dringlichkeit». Ist etwas wichtig und dringlich, hat es automatisch erste Priorität. Dringliche, aber weniger wichtige Tasks kann man delegieren. Wichtige, aber nicht sehr dringliche Tasks plant man für später ein. Ist etwas weder wichtig noch dringlich, kann es guten Gewissens im «Backlog» landen.

Das klingt relativ simpel. Doch wieso scheitert man oft an der Anwendung des Modells? An erster Stelle ist es wichtig, die Begriffe «Wichtigkeit» und «Dringlichkeit» klar zu definieren. Dabei können Fragen helfen wie: Was sind die Konsequenzen, wenn ich diese Aufgabe erst morgen oder nächste Woche erledige? Muss diese Aufgabe zwingend von mir erledigt werden? etc. Diese Gedankenexperimente helfen, ein klares Verständnis der Matrix zu haben, die man im besten Fall mit dem ganzen Team teilt; so funktioniert auch das Delegieren besser. Eine wichtige dritte Dimension fehlt der Eisenhower-Matrix: Wie lange dauert die Erledigung der Aufgabe?

Am wirksamsten gegen Zeitmanagement-Chaos ist es jedoch, eine gute «Zutrittskontrolle» zu haben, meinen Wirtschaftspsycholog:innen. Denn oft nimmt man Aufgaben an, die gar nicht zum eigenen Aufgabenbereich gehören, und hinterfragt sie erst kritisch, wenn sie schon auf dem Workload-Stapel liegen. Verhindert man das erfolgreich, wird der Stapel kleiner und die prioritären Aufgaben werden besser erledigt.

«Man sollte nie so viel zu tun haben, dass man zum Nachdenken keine Zeit mehr hat.» – Georg Christoph Lichtenberg